Excel数千行相当の輸出書類をoproartsで実現
年間570時間の作業工数を削減し、ミスをほぼゼロに
代名詞ともいえる入浴剤「バスボム」をはじめ、石鹸・シャンプーなどからメイクアップ製品に至る化粧品全般の製造・販売、輸出を手掛けるラッシュジャパン合同会社。
カラフルで香り高い同社の製品はこだわりぬいた新鮮なフルーツや野菜を素材とし、キッチンと呼ばれる工場でハンドメイドされている。同社はkintoneで一元管理した原材料や商品の情報を輸出用の各種書類として出力するためにoproartsの導入を決定。
kintone×oproartsで実現したDXについて、IT部の研谷 剛士氏と園田 孝子氏、輸出カスタマーサービス部の山口 麻美氏に伺った。
- 【課題】数千行にものぼる膨大なデータを国ごとに異なるExcelへ手入力
- 【選定】複雑な仕様の書類印刷にも対応可能で自由度の高いoproartsを導入
- 【運用・評価】4時間かかっていた書類作成工数が1/8になり年間570時間の工数削減とミスのゼロ化を実現
- 【今後】将来的な横展開も視野に入れた要望「現場手動のDXを実現するために」
【課題】数千行にものぼる膨大なデータを国ごとに異なるExcelへ手入力
環境保護や動物保護に化粧品会社として早くから取り組み、地球環境保護を最大の企業ミッションとして掲げているラッシュ。日本に拠点を置く法人として1998年に設立したラッシュジャパンは、フレッシュな原料や製法などのこだわりを譲ることなく、本当に良いものを届けるその姿勢で多くのファンを魅了している。
従来、英国本国が担っていた韓国への原材料や商品の輸出業務を数年前から担うようになった同社。その後、ラッシュが東南アジア圏に販路を拡大していく中で、その対象国は9か国へと増加した。
「もともとは韓国だけでしたので輸出業務の負荷はそこまで大きくなく、輸出手続きに必要な通関書類作成もExcelで対応できる規模でした。しかし、東南アジアでの事業展開が拡大し対象国が増加。それにより対応する輸出カスタマーサービス部（以下CS）の負荷が激増し、3年ほど前に我々IT部に相談がきたのが検討のきっかけです」（研谷氏）
「ラッシュジャパンでは、私が所属するCSが輸出に関する業務を担当しています。通関に使用する書類はインボイスとパッキングリストの2種類。oproarts導入前はExcelを使って作成していましたが、1件の通関書類作成に4時間かかっていたんです。とにかく商品数が多いため、元となるデータの入力も大変な負荷。手入力によるミスも課題となっていました。メンバーはExcelの関数スキルが必須でしたね」（山口氏）
「特に注力するクリスマスやハロウィンなどのシーズンには、通常商品に加えてイベント商品も対象となるため、ざっと見積もっても物量は2倍に。ギフト商品など詰め合わせは細かく内容を記載しなければならないため、Excel数千行のデータ量になることもあります。シーズンイベントはローンチ日が決定しているものがほとんど。絶対に間に合わせなければならない中、手続きの遅れが発生するミスは避けなければならないものです」（山口氏）
さらに「輸出対象国ごとにフォーマットや記載内容が異なる」ことも懸念材料の一つだったと山口氏は話す。「9か国それぞれの要望を反映しているため、国ごとに引用するデータなどが変わります。結果的にそれぞれの国にメインの担当を置くことになり属人化。急な体調不良などで担当者が不在になった時の対応には通常より工数を要していました」（山口氏）
【選定】複雑な仕様の書類印刷にも対応可能で自由度の高いoproartsを導入
CSからの相談を受けたIT部は、まず元となる原材料や商品データの集約に、既に社内導入されていたサイボウズ社の『kintone』の活用を決定した。
「情報の一元管理には、社内で導入されていたkintoneを使うことにしました。すぐに利用できるし、何より触り慣れているのでスムーズに導入できるかと。しかし、通関書類作成には機能が不足していたので、ここを担うツールの選定をすることになりました。選定には半年ほどかかりました」（研谷氏）
選定においては、「帳票プラグインの柔軟性や表現力を重視した」と園田氏は話す。「kintoneからの帳票作成はプラグインが大前提。最終的には作成した通関書類を印刷しなければならないため、この機能を重点的に比較検討しました。というのも、通関書類は複数枚あり、表紙と明細はレイアウトが違うなど複雑かつ仕様が異なっています。帳票プラグインを比較してみると、こうした書類の表現に対応できるツールはほとんどないんです。あっても表紙と別フォーマットを一緒に出力することはできるが枚数はあらかじめ固定されている、といった形でした。そんな中でoproartsは複数レイアウトを複合して出したり、数千件に及ぶ明細行を出したりといった、通関書類の作成に必要な柔軟な表現力を備えていました」（園田氏）
【運用・評価】4時間かかっていた書類作成工数が1/8になり年間570時間の工数削減とミスのゼロ化を実現
「oproartsの導入後は、書類作成作業が格段にシンプルになりました」と山口氏は話す。
「Excel時代は複数の資料からデータをコピペしたり関数で引っ張ったりしていたのが、3つのファイルをkintoneにアップロードするだけになりました。Excelが苦手だというメンバーでも簡単に作業を進められています。また、自動化のタイミングで輸出対象国ごとに異なっていたフォーマットを統一したのですが、国ごとに異なる記載データは書類作成時に個別条件を反映させる仕組みにしてもらいました。担当国ではない通関書類も、同一作業で作成できるようになりました」（山口氏）
さらに山口氏は、「大きな効果は作業工数の変化でしょう」と続ける。「アップロードするファイルさえ間違えなければ、基本的にミスはゼロになりました。これまで1件の通関書類を作成するのに4時間かかっていたものが、oproartsの導入後は30分～1時間で済むように。年間の出荷件数から算出すると、570時間の工数削減を実現したことになります」（山口氏）
園田氏からは、導入時のオプロのサポート体制について、「使い方はもちろん、条件をフォームに組み込むやり方など細かくサポートしていただきました」とコメントいただいた。
【今後】将来的な横展開も視野に入れた要望「現場主導のDXを実現するために」
今回の導入を経てオプロやoproartsへのリクエストについて伺ったところ、園田氏から次のようなコメントをいただいた。
「設定などの表現が少し難しいかなと感じますね。あと、たまにしか触らないところだと、例えばkintoneを直したらoproartsも連動して直さなきゃいけないなど、つい忘れがちなことも。現状では追加設定なども全てIT部が担当しています。今後開発経験のない現場の人でも対応できるUIになれば別の用途でも活用を検討していきたいです」（園田氏）
他部署での利用拡大も視野にkintoneの活用を推進しているラッシュジャパン。kintoneとoproartsの組み合わせがアジアでの成長を支えていくことになりそうだ。
