「kintone」「oproarts」「DocuSign」を連携し
帳票の発行・送付にかかる工数とコストを大幅削減
ご担当者
アイサンテクノロジー株式会社
取締役 経営管理本部 本部長 曽我泰典氏
アイサンテクノロジー株式会社は、1970年に創業され、未来のインフラを創造する企業として、測量・不動産登記に係る市場のお客様向けに測量計算CADシステムを中心に3次元点群を処理するソフトウェア、測量現場での業務効率を改善するシステム、様々な計測機器など多数の製品やサービスを提供する企業です。加えて、移動式高精度3次元計測システム「MMS(モービルマッピングシステム)」を利用し、高精度三次元地図や計測の請負、自治体や企業が主体として実施する自動運転の実証実験に係る請負やサービス提供も行っています。同社では2020年12月、「kintone」「oproarts」「DocuSign」のシステム連携により、販売管理で求められる帳票の発行・送付についての課題を解決。その導入経緯や魅力、効果などについてお話を伺いました。
- 帳票のやり取りに関する手間やコストが課題に
- システム構築を内製化
- 作業時間は80％以上、コストは100万円弱もの削減効果
帳票のやり取りに関する手間やコストが課題に
オプロ「kintone」はかなり以前から導入されていたそうですね。
弊社は「kintone」のリリース当初から使用しているヘビーユーザーで、クラウド上にはさまざまなデータが蓄積されており、基幹システムの一部にも組み込んでいる状況です。従来Excelで管理していたデータをWebで共有したり、営業現場から出荷するまでの一部機能を社内で連携したり、といった使い方が多いですね。
オプロこれまで御社が抱えていた課題についてお聞かせください。
弊社では販売管理に関する課題を抱えていました。お客様と受領書や検収書をやり取りする際、各営業担当者が販売管理システムから紙で出力して押印し、社内の申請を通した後で送り状とともに封緘。さらに、お客様から返信された帳票を確認後、契約書管理スペースに保管する必要があり、かなりの手間と時間がかかってしまいます。また、こうした帳票のやり取りや管理に抜けがあれば、内部統制の観点でも好ましくありません。
オプロ以前にも電子契約の導入を検討されたことがあったのでしょうか？
今でこそ電子契約サービスの認知度や普及率が高まっていますが、実は2000年頃にも電子契約の導入をお客様に提案したことがありました。建設業において契約書や請書などを電子化すれば印紙税が不要になるという考えがあったからです。しかし、実際に取り組むには電子証明書などのコストなどの観点でハードルが高く断念せざるを得ない状況だったのです。その後、3次元地図作成の実証実験など請負型のビジネスが増えていくにつれて、これまでのソフトウェア販売では不要だった請書などの書類も求められるようになり、導入を再検討しました。契約のたびに数千円から数万円単位の印紙代が必要になりますから、コストの観点からも電子契約が利用できれば、弊社にとって大きなメリットになります。
kintoneデータを活用する上でDocuSign＋oproartsがベストな組み合わせ
オプロ電子契約および「oproarts」の導入に至った経緯についてお聞かせください。
2019年後半に、お取引先様から電子署名・契約サービス「DocuSign」を使いたいという要望がありました。そこで電子契約についての再調査を開始しました。いくつかの電子契約サービスを比較した上で、電子契約でも"印影を出せる"こと、そして社内に蓄積された「kintone」のデータを活用できることから、「DocuSign」およびスムーズに連携できる「oproarts」の組み合わせがベストと判断しました。印鑑の文化が色濃く残る日本のビジネスシーンにおいて、印影を表現できるDocuSignとさまざまなサービスと連携ができる高い柔軟性をもつoproartsの連携が重要でした。
オプロどのようなスケジュールで導入に至りましたか。
トライアルにあたっては、「kintone」内の売上情報を「oproarts」で帳票出力してお客様に送信、その返信が自動的に「kintone」へ格納されるという簡易的なデモプログラムをオプロさんに作成してもらい、2020年3月末に社内決裁を得られました。新型コロナウイルスの影響などで中断はあったものの、7月頃からシステム構築を再開し、9月末には本稼働となりました。
システム構築を内製化
オプロ自社でシステム構築を行われましたが、いかがでしたか？
システム構築に関して、専門のベンダーに依頼するケースも多いとは思います。しかし、帳票類は常に内容の更新が発生します。迅速かつ柔軟な対応や今後社内における活用領域の拡大なども考慮し、自社で構築を行いました。構築にあたっては、各種設定など技術的なハードルの高さは覚悟していたものの、オプロさんのサポートのおかげで予想よりもスムーズでしたね。コロナ禍のため対面が難しいという状況下ながら、迅速かつ丁寧なWebサポートに加えて、充実した内容のサポートサイトが大きな力になってくれました。
そしてシステム連携が可能になった後、電子契約に関してお客様へ説明する資料作成などの期間を経て、2020年12月に実稼働を開始できました。
作業時間は80％以上、コストは100万円弱もの削減効果
オプロ導入の効果についてお聞かせください。
営業担当者が紙ベースで検収書や受領書のやり取りを行う場合、1件あたり1～2時間かかっていました。今後は、試算ではありますが、電子契約連携の後は80％以上もの作業時間が削減できると予想されます。またコスト面に関して、請負契約に必要な印紙や切手代金で100万円弱のコストダウン効果が見込まれるのも大きいですね。また、お客様はメールで送られてきた内容を確認後にボタンを押すだけで返送できるため、お客様にとっても郵送コストの削減というメリットがあります。コロナ禍におけるリモートワークメインの業務体制では、オフィスへ出社せず返送が可能になる点も大きなメリットです。
さらなる展開で業務効率化を目指す
オプロ今後はどのような取り組みを予定されていますか？
今回のプロジェクトでは検収書・受領書のみを電子契約連携しましたが、すでに物件売買契約書も準備は完了しており、いつお客様に提案するかという時期を見計らっています。年度内もしくは、繁忙期を避けて夏頃から、といった感じですね。その後は請負に関する契約書や請書の電子契約化を進めていく予定です。
そのほか、人事関連の文書について「oproarts」の活用も考えています。現在はWordで雇用条件など必要な情報を入力後にPDF化し、ダイレクトに「DocuSign」で電子契約処理を行っている状況です。しかし、こうした人事関連の基礎情報を「kintone」上へ保管しておけば、「oproarts」と連携して帳票作成から電子契約までの流れがよりスムーズになります。このような「kintone」「oproarts」「DocuSign」を連携した取り組みを通じて、今後もさらなる業務効率化を図っていきたいですね。
オプロ本日はありがとうございました。
